| ERP系統實(shí)施與企業(yè)內部控制管理實(shí)踐 |
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COSO內部控制體系包含5個(gè)要素，分別為控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監督，涉及公司層面的控制、業(yè)務(wù)活動(dòng)的控制以及信息系統總體控制。隨著(zhù)ERP系統的上線(xiàn)運行，企業(yè)的內部控制體系建設應與ERP系統的建設同步開(kāi)展。
ERP控制規范形成過(guò)程
首先，要建立ERP內控工作程序，明確不同階段的內控工作目標和內容，界定內控部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和ERP項目實(shí)施各方成員的工作職責。針對試點(diǎn)、推廣單位，要分別建立試點(diǎn)單位和推廣單位的工作程序。項目啟動(dòng)和藍圖設計階段，主要是界定內控管理的范圍，與ERP藍圖設計建模相結合，編制ERP藍圖與內控業(yè)務(wù)流程架構對照表。
差異分析階段，主要對業(yè)務(wù)藍圖、現行內控業(yè)務(wù)流程、系統配置情況進(jìn)行差異分析，開(kāi)展ERP藍圖建模質(zhì)量檢查和藍圖確認，進(jìn)行ERP藍圖與業(yè)務(wù)流程整合，檢查整合后流程建模質(zhì)量等。建立ERP系統的控制規范階段，主要是ERP系統試運行，進(jìn)行ERP流程風(fēng)險識別與控制設計，風(fēng)險和控制建模。
在流程測試和發(fā)布階段，企業(yè)要根據系統運行情況，開(kāi)展管理層審計測試，對前面建立的風(fēng)險控制和流程控制進(jìn)行驗收，更新完善內控規范，實(shí)現ERP業(yè)務(wù)藍圖與內控流程的整合和對接，修訂內控手冊，發(fā)布最終業(yè)務(wù)流程。
ERP系統上線(xiàn)對內部控制的影響 ERP上線(xiàn)對原有系統的影響 由于ERP系統將業(yè)務(wù)流程與財務(wù)緊密集成，企業(yè)將面臨兩種選擇：ERP系統取代原有系統; 原有系統與ERP系統建立接口。企業(yè)應從業(yè)務(wù)角度出發(fā)，結合業(yè)務(wù)與信息技術(shù)的目標，確定將采取的實(shí)現模式。 a。替代原有業(yè)務(wù)系統，如：ERP系統采購模塊將會(huì )替代原有的物資采購系統。 b。增加與原有業(yè)務(wù)系統的接口，如未完全取代的重要業(yè)務(wù)或財務(wù)系統，將會(huì )建立原有系統與ERP系統的接口，例如：建立財務(wù)管理
ERP上線(xiàn)對原有流程的影響 企業(yè)采用ERP系統這一管理工具作為企業(yè)的管理平臺，在實(shí)施ERP系統之前，必須首先進(jìn)行業(yè)務(wù)藍圖設計，在此過(guò)程中對原有的內控業(yè)務(wù)流程也帶來(lái)根本性的影響。 (1)新增業(yè)務(wù)流程 原有控制是通過(guò)業(yè)務(wù)的逐筆審核來(lái)實(shí)現控制，ERP實(shí)施后，主數據的維護流程將作為新增獨立的控制和流程進(jìn)行實(shí)施。例如產(chǎn)品銷(xiāo)售價(jià)格，財務(wù)部根據實(shí)際發(fā)生發(fā)票價(jià)格作為賬務(wù)處理依據，同時(shí)對價(jià)格進(jìn)行復核。而應用ERP后，新增了主數據維護流程。 (2)更新業(yè)務(wù)流程 ERP系統的實(shí)施將會(huì )對原有業(yè)務(wù)流程的結構和執行方式產(chǎn)生影響，其中包括：流程實(shí)現方式變更，流程中的很多業(yè)務(wù)環(huán)節由原手工方式變?yōu)樵贓RP系統中處理;流程的結構發(fā)生變化，ERP系統上線(xiàn)后，很多業(yè)務(wù)的處理由業(yè)務(wù)的后端移到前端，部分業(yè)務(wù)環(huán)節進(jìn)行了調整，導致整個(gè)流程的結構發(fā)生了變化。 (3)流程重要性變化 ERP系統實(shí)施后，由于部分業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險由業(yè)務(wù)后端移至業(yè)務(wù)前端，同時(shí)相應的控制措施也轉移到業(yè)務(wù)前端中(例如：采購方式流程中增加對采購訂單準確性的控制)，因此該業(yè)務(wù)流程應由一般業(yè)務(wù)流程調整為重要業(yè)務(wù)流程。
ERP上線(xiàn)對原有風(fēng)險的影響 ERP是一個(gè)戰略問(wèn)題，而不僅僅是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題，基礎管理規范是ERP實(shí)施的前提。在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化過(guò)程中，將會(huì )增加與ERP系統相關(guān)的風(fēng)險，因此將會(huì )影響原有風(fēng)險數據庫。 (1)ERP系統新增主數據流程帶來(lái)新的控制風(fēng)險例如，新增的主數據流程，帶來(lái)新的控制風(fēng)險： a。在建工程轉資交易類(lèi)型定義不正確，導致賬務(wù)處理不完整、不準確。 b。會(huì )計科目主數據不完整、不準確。 c。新增/變更會(huì )計科目主數據未經(jīng)過(guò)有效審批。
(2)ERP系統業(yè)務(wù)處理方式變更帶來(lái)的風(fēng)險 例如，由于ERP系統業(yè)務(wù)處理方式的變化帶來(lái)風(fēng)險的改變： a。憑證批輸入過(guò)賬操作不正確，影響記賬憑證的完整性和準確性。 b。開(kāi)關(guān)物料期間未經(jīng)有效審批。 c。取消物料憑證未經(jīng)有效審批。 d。配送差異處理未經(jīng)過(guò)有效審批。
ERP上線(xiàn)對原有控制的影響 ERP系統的應用提高了控制執行的自動(dòng)化程度，此外，系統對業(yè)務(wù)、財務(wù)、內部管理等方面進(jìn)行整合，部分控制措施也從財務(wù)轉移到業(yè)務(wù)的前端或延伸到業(yè)務(wù)部門(mén)執行。因此，ERP的上線(xiàn)對控制產(chǎn)生了以下影響： a。ERP系統自動(dòng)控制取代原有手工控制，例如，銷(xiāo)售收入確認、發(fā)出成本核算。 b。ERP系統的使用帶來(lái)控制形式的變化，例如，銷(xiāo)售的稽核，由于訂單的準確性決定了記入總賬數據的準確性，所以有效控制由財務(wù)審核轉變?yōu)闃I(yè)務(wù)部門(mén)的審核。
ERP上線(xiàn)對權限管理的影響 隨著(zhù)ERP這樣大集成的系統逐漸被采用，如果系統授權不當，企業(yè)運營(yíng)的風(fēng)險也會(huì )大大提高。這種風(fēng)險主要包括兩個(gè)方面：一是讓更多原本沒(méi)有必要了解這些信息的員工可隨時(shí)掌握這些信息，大大增加了泄密的可能性;二是讓原本沒(méi)有必要操作或加工這些信息的員工擁有了這些權力，增加了管理失控的可能。因此，還應當建立權限控制策略。
ERP系統對內控管理的推動(dòng)作用 ERP系統的實(shí)施，將統一規范業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)管理提升，增強企業(yè)相關(guān)信息安全。
強化經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全過(guò)程控制 企業(yè)在適應ERP系統管理理念過(guò)程中，充分借鑒標準流程，精心設計、不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，全面提升現有流程，制定統一的編碼標準，進(jìn)行全面的數據規劃，收集完整的基礎數據，嚴把數據入口關(guān)，形成柔性化生產(chǎn)、個(gè)性化服務(wù)，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度，集成市場(chǎng)、科研和生產(chǎn)的一體化過(guò)程，對堵塞漏洞提供了手段。通過(guò)應用ERP系統，可以方便地對內控體制進(jìn)行通盤(pán)設計，更好地對企業(yè)的各種業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整體協(xié)調。在傳統環(huán)境下對“點(diǎn)”的控制，在ERP系統中，可以發(fā)展成對“線(xiàn)”和“面”的多維控制。可以說(shuō)，ERP系統將使內部控制的“預防性職能”充分發(fā)揮，而預防性職能的發(fā)揮是加強企業(yè)風(fēng)險控制的最佳方式。
以財務(wù)管控帶動(dòng)全面業(yè)務(wù)管控 以財務(wù)管理為核心的ERP系統是一個(gè)財務(wù)導向的企業(yè)全面集成系統，財務(wù)為業(yè)務(wù)服務(wù)。在ERP系統中，財務(wù)與各項業(yè)務(wù)關(guān)系更為密切，在每一筆業(yè)務(wù)發(fā)生的信息流、物流和資金流中，財務(wù)都可以獲得相關(guān)的業(yè)務(wù)信息，財務(wù)部門(mén)可以通過(guò)對這些信息的綜合分析，對業(yè)務(wù)的成本費用進(jìn)行有效監控和管理;通過(guò)財務(wù)管控有效集成業(yè)務(wù)流各環(huán)節，所有部門(mén)都被有效制約和監控，做到事前預算、事中控制、事后準確核算。財務(wù)部門(mén)對相關(guān)信息的分析可以預知數據背后存在的風(fēng)險，如分析日常經(jīng)營(yíng)中操作性的風(fēng)險，通過(guò)庫存分析、應收賬款分析、償債能力分析、盈利能力分析、預算執行對比分析等，并與同行業(yè)比較，對潛在經(jīng)營(yíng)風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險進(jìn)行預測和控制以利于高層管理者做到謹慎決策。
總而言之，ERP系統的實(shí)施，對企業(yè)加強內部控制，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程有著(zhù)積極的意義，在ERP內控工作中，需要強化對系統本身的理解，深入分析ERP系統所帶來(lái)的深刻變革和廣泛影響，選擇合理的時(shí)機，主動(dòng)介入。ERP系統助推企業(yè)內控管理的成熟完善是一個(gè)螺旋式的發(fā)展過(guò)程，內控體制也必然要隨著(zhù)ERP系統本身的使用不斷修改而趨于完善，企業(yè)必須針對已經(jīng)建成的內控系統，在ERP系統運行的過(guò)程中不斷進(jìn)行效果測評，以便于高層管理者對內控有效性做出一個(gè)明確的評定，從而為其以后的完善優(yōu)化提供數據支持;而內控管理的成熟也將推動(dòng)ERP系統的不斷更新完善。
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