| 【必讀】真正拉開(kāi)人生差距的，是你利用時(shí)間的方式 |
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時(shí)間的供應是沒(méi)有伸縮性的。不管需求有多么強烈，時(shí)間的供應就是這么多。它沒(méi)法用價(jià)格來(lái)進(jìn)行調節，也沒(méi)法為它來(lái)繪制邊際效用曲線(xiàn)。另外，時(shí)日稍縱即逝，根本無(wú)法儲存，昨天的時(shí)間已是一去不復返了。所以，時(shí)間才是最最短缺的東西。
時(shí)間失掉以后是完全無(wú)法補償的。在一定的范圍內，我們可以用一種資源來(lái)替代另一種資源，比如，用銅來(lái)替代鋁，用資金來(lái)替代勞力。我們可以使用更多的智力，也可以使用更多的體力。但是沒(méi)有任何東西可以替代已經(jīng)失去的時(shí)間。人卻往往最不善于管理自己的時(shí)間。
近一個(gè)世紀來(lái)，我們已經(jīng)懂得一個(gè)人要先做好時(shí)間使用的記錄，接著(zhù)才能了解自己的時(shí)間是怎么使用的，最后才有可能管理好自己的時(shí)間。
1、記錄實(shí)際使用時(shí)間的情況
要使工作卓有成效，第一步就是要將實(shí)際使用時(shí)間的情況記錄下來(lái)。
關(guān)于記錄時(shí)間的具體辦法，我們不在此討論了。有些管理者可能自己做記錄。其他諸如董事長(cháng)之類(lèi)的也許只是關(guān)照一聲，記錄的事情就出秘書(shū)代勞了。最關(guān)鍵的是要把時(shí)間記錄下來(lái)，而且必須真實(shí)。必須要把事情發(fā)生的確切時(shí)間記錄下來(lái)，干萬(wàn)不可事后憑記憶再來(lái)追記。
許多卓有成效的管理者都保持著(zhù)做這種記錄的習慣，并對這些記錄每月定期進(jìn)行檢查。卓有成效的管理者至少每年兩次、每次 3-4 個(gè)星期要親自來(lái)做自己的工作記錄。每次親自做過(guò)記錄之后，管理者就有必要重新考慮并修訂他們的時(shí)間安排。但不到六個(gè)月，他們肯定會(huì )發(fā)現自己又有所偏離，常常會(huì )在一些無(wú)關(guān)緊要的瑣事上浪費時(shí)間。這是一種練習，只有通過(guò)反復練習才能學(xué)會(huì )有效地使用自己的時(shí)間，也只有反復不斷地作出努力來(lái)管好自己的時(shí)間，才能避免上述這種偏離現象。
2、對時(shí)間進(jìn)行有序的管理
為了對時(shí)間進(jìn)行有序的管理，需要找出自己的哪些活動(dòng)是浪費時(shí)間、不產(chǎn)生效果的，并盡可能將這些活動(dòng)從時(shí)間表上排除出去。要做到這一點(diǎn)，這里有些診斷性的問(wèn)題，可以問(wèn)一問(wèn)自己。
首先必須發(fā)現并排除那些根本不需要去做的事情和那些純粹浪費時(shí)間而又不產(chǎn)生效果的事情。為此，需要對記錄上的所有活動(dòng)進(jìn)行仔細地審察：「如果根本不做這件事，將會(huì )怎么樣？」假如審察下來(lái)的結果是「沒(méi)有關(guān)系」的話(huà)，那么結論很明白：以后就不要再做這件事了，令人難以理解的是竟有這么多大忙人成天不停地忙著(zhù)那些他們覺(jué)得難以割舍的事，比如沒(méi)完沒(méi)了的演說(shuō)和宴會(huì )，請他們當各種委員會(huì )及董事會(huì )的成員，所有這一切都會(huì )讓這些大忙人花去很大一部分時(shí)間。雖然他們本人往往也并不喜歡這些活動(dòng)，也無(wú)法真正去履行這些職責，但他們還是不得不年復一年地去參加這些活動(dòng)。其實(shí)，只要學(xué)會(huì )說(shuō)個(gè)「不」字，問(wèn)題就解決了。參加這種活動(dòng)對本人所在的機構、對本人以及對舉辦這些活動(dòng)的組織來(lái)說(shuō)，都不會(huì )有什么好處。
下一個(gè)問(wèn)題便是：「記錄上的哪些活動(dòng)可以由別人代為參加而又不影響效果的？」那些常常需要出席宴會(huì )的董事長(cháng)還發(fā)現，另外約有三分之一的正式宴會(huì )只要有公司的高級管理人員到場(chǎng)即可，并非每次都要他親自去參加不可。因為主辦單位只是希望把公司的名字列在客人的名單上。
好幾年來(lái)人們都在議論一種管理上的「授權委托」。不管是企業(yè)，還是政府機關(guān)、大學(xué)或部隊，這些機構里的每位管理者都被告知要當一名合格的「授權委托人」。其實(shí)，在一些大單位中，大多數管理者自己就在不斷鼓吹這一做法。我不知道這種做法到底有什么好處，鼓吹這種做法沒(méi)人要聽(tīng)是在情理之中的，就是按他們的說(shuō)法，這種委托論也顯得毫無(wú)意義。假如這種委托的意思是別人應該「幫我」做部分工作的話(huà)，那就不對頭了。我們領(lǐng)工資是因為我們做了自己的那份工作。按他們的說(shuō)法，最懶惰的管理者豈不成了最佳管理者了？其實(shí)，這種論調不僅是荒唐的，而且是違反道德的。
把那些別人可以做的事情交付出去，這樣管理者也就不用再去「委托」他人，自己又可集中精力做好該做的工作，于是便可大大地提高自己的工作效率。
還有一項時(shí)間浪費的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的，這項因素是：管理者在浪費別人的時(shí)間。
這種毛病的癥狀并不明顯，但是我們有個(gè)簡(jiǎn)單的辦法可以診斷出這個(gè)毛病。那就是問(wèn)問(wèn)你的下屬。卓有成效的管理者早已學(xué)會(huì )用策略的、但卻毫不掩飾的語(yǔ)氣來(lái)詢(xún)問(wèn)：「我常做哪些浪費你們時(shí)間而又不產(chǎn)生效果的事情？」問(wèn)這樣的問(wèn)題，問(wèn)得對方敢說(shuō)真心話(huà)，才是有效管理者的特色。
許多管理者都意識到了哪些事情會(huì )浪費他們的時(shí)間，然而他們不敢面對這個(gè)問(wèn)題。
每位美國總統剛上臺時(shí)，他總會(huì )接受很多的邀請。但不久他就會(huì )發(fā)現，他還有很多其他事情要做，而像雪片似地飛來(lái)的眾多邀請絕大多數并不能幫他提高工作效率。于是他就開(kāi)始謝絕邀請，以至于最后使外界覺(jué)得他不太容易接近。少則幾個(gè)星期多則幾個(gè)月，報紙和電臺便開(kāi)始報道說(shuō)：「總統與外界正在失去聯(lián)系。」于是他就會(huì )進(jìn)行必要的調整，他會(huì )在被人剝奪工作效率與利用公開(kāi)場(chǎng)合開(kāi)展工作之間尋求一種較為合適的折中辦法。
其實(shí)管理者若將他們的活動(dòng)砍得太多了也并不會(huì )有什么風(fēng)險。我們通常總是容易過(guò)高地估計（而不是低估）自己的重要性，總認為許多事請只有由自己來(lái)干才行。就是非常有成效的管理者也會(huì )做許多不必要的、不產(chǎn)生任何效果的事情。
3、砍掉浪費時(shí)間的活動(dòng)
以上三個(gè)診斷性的問(wèn)題旨在說(shuō)明管理者自己能控制那些耗費時(shí)間又不產(chǎn)生效果的活動(dòng)。每位知識工作者、每位管理者都該用以上三個(gè)問(wèn)題來(lái)檢查一下自己。但是，經(jīng)理也要關(guān)心因管理不善或機構有缺陷而產(chǎn)生的時(shí)間流失現象。管理不善不但會(huì )浪費大家的時(shí)間，特別會(huì )浪費經(jīng)理自己的時(shí)間。
首先必須找出那些因缺乏制度或遠見(jiàn)卓識而產(chǎn)生的種種浪費時(shí)間現象。這些現象有一個(gè)共同的癥狀，那就是會(huì )反復出現「危急現象」，比如每年都會(huì )發(fā)生的危機。這種危急現象如果發(fā)生了第二次，那就決不能讓它再發(fā)生第三次。
每年出現的庫存危急現象就是個(gè)例子。現在用上了電腦，于是我們就可以比過(guò)去更加容易地去對付這一危機了，但是費用也比以往任何時(shí)候都高了，這么看來(lái)我們還很難說(shuō)已經(jīng)取得了很大改進(jìn)。
機構臃腫、人浮于事也是產(chǎn)生浪費時(shí)間的原因。
我讀一年級時(shí)，算術(shù)入門(mén)課上問(wèn)道：「兩個(gè)挖溝工人 2 天挖成一條水溝，如果此溝由四個(gè)人來(lái)挖，需要多久才能挖完？」對一年級的學(xué)生來(lái)說(shuō)，正確答案當然是「一天」。如果聯(lián)系管理者的工作上，那么正確答案也許就是「4 天」，甚至可能是「沒(méi)完沒(méi)了」。也可能是因為任務(wù)繁重，力量不夠。在這種情況下任務(wù)也許可以完成，但工作會(huì )有所損失。不過(guò)，這并非是一條規律。在通常情況下，總是人多了一點(diǎn)，因此缺乏工作效率。他們總要花越來(lái)越多的時(shí)間來(lái)協(xié)調人員之間的相互關(guān)系，而這些時(shí)間本來(lái)是應該花在工作上的。
有一個(gè)鑒別人浮于事的可靠標準。如果高級管理人員（特別是經(jīng)理）不得不將他工作時(shí)間的十分之一花在處理「人際關(guān)系」上，花在處理內部的不和與磨擦上，花在處理內部的權限之爭以及相互合作等問(wèn)題上，那么這支隊伍肯定是人浮于事了。人多了反而會(huì )互相妨礙工作，反而會(huì )成為實(shí)現績(jì)效的障礙。在精干的機構里，人們都有充分的活動(dòng)余地，不大會(huì )發(fā)生碰撞與沖突，也不需要到處去做解釋才能把工作進(jìn)行下去。
另一個(gè)常見(jiàn)的浪費時(shí)間的原因是機構功能不健全，其主要癥狀就是會(huì )議過(guò)多。
從定義上說(shuō)，不斷開(kāi)會(huì )就是承認機構有缺陷。因為不開(kāi)會(huì )的話(huà)，人們就可以把時(shí)間花在工作上，人們沒(méi)法同時(shí)干兩件事。每次會(huì )議必然會(huì )產(chǎn)生一大堆小型的后續會(huì )議——包括正式的和非正式的，不管是哪類(lèi)會(huì )議，開(kāi)起來(lái)總要好幾個(gè)小時(shí)。因此，會(huì )議必須要有明確的目的。沒(méi)有目的的會(huì )議，開(kāi)起來(lái)令人討厭，而且害處也很大。
更重要的是，我們只能偶爾采用一下開(kāi)會(huì )的辦法，決不能將它當成一條規則。倘若一個(gè)機構里的人一天到晚都在開(kāi)會(huì )，那就沒(méi)人干工作了。不管是什么機構，只要時(shí)間記錄顯示會(huì )議開(kāi)得過(guò)多，它必然是個(gè)消費時(shí)間的、功能不健全的機構。
不過(guò)也有例外，有些特殊的組織就是為開(kāi)會(huì )而成立的，諸如杜邦公司和新澤西美孚石油公司這樣的大公司的董事會(huì )。
最后一個(gè)浪費時(shí)間的原因是信息功能不健全。
4、統一安排可以自由支配的時(shí)間
假如大家對自己的時(shí)間使用情況作了詳細的記錄，對記錄進(jìn)行了分析，并在此基礎上努力地去管理好自己的時(shí)間，那么他對自己有多少時(shí)間可以用來(lái)做重要的工作，心中是有數的。然而，他到底有多少自己可以支配的、可用于做重要工作的、能為本單位真正作出貢獻的時(shí)間？
卓有成效的管理者明白：必須用好自己可以支配的時(shí)間。他知道自己需要的是整塊的時(shí)間，零零碎碎的時(shí)間是派不上用場(chǎng)的。如果能把零星時(shí)間合并成大塊時(shí)間，就是只有四分之一個(gè)工作日，也可以完成一件重要的事情，假如這些時(shí)間都是零打碎敲的，這里 15 分鐘、那里半小時(shí)，就是有四分之三個(gè)工作日，也干不成什么事情。
所以，管理好時(shí)間的最后一條措施就是如何把記錄和分析所顯示的、通常是屬于管理者自己可以支配的時(shí)間集中起來(lái)。
這樣做的辦法還不少。比如高層人員通常每周可以在家里辦一天公，編輯和科研人員通常就是采用這種辦法來(lái)集中時(shí)間的。
還有些人每周專(zhuān)門(mén)撥出兩天時(shí)間（如星期一、星期五）從事日常工作（諸如會(huì )議、檢查、研究問(wèn)題等等），而將其余幾天的上午都留出來(lái)處理重要事務(wù)。
另一種采用得較為廣泛的辦法是每天上午在家里安排出一段時(shí)間來(lái)。
在卡爾松教授的研究報告中，曾經(jīng)提到過(guò)一位極有工作效率的管理者，他每天上班前總要在自己的書(shū)房里工作一個(gè)半小時(shí)，期間不接任何電話(huà)。由于還要按時(shí)上班，這一做法意味著(zhù)每天必須一清早就得起來(lái)工作。不過(guò)這種處理重要事情的辦法顯然要比「把工作帶回家去，吃過(guò)晚飯后再干幾小時(shí)」的做法更加可取，因為到那么晚時(shí)，大多數管理者早已精疲力竭，要想干好工作也很困難。再說(shuō)，對中年人或者年紀較大者來(lái)說(shuō)，每天早點(diǎn)起床晚上早點(diǎn)休息或許會(huì )更好一些。喜歡把工作帶回家來(lái)開(kāi)夜車(chē)的人這么多，這里恰恰有一個(gè)很糟糕的情況：既然可以開(kāi)夜車(chē)，白天何必要工作得那么緊張呢？于是白天的時(shí)間往往就管理不好了。
一切卓有成效的管理者都懂得：對時(shí)間的控制與管理不能一勞永逸。他們要持續不斷地做時(shí)間記錄，定期對這些記錄進(jìn)行分析，還必須根據自己可以支配的時(shí)間的多少，給一些重要的活動(dòng)定下必須完成的期限。
我所了解的一位工作效率極高的人，他身邊總帶著(zhù)兩張單子——一張是關(guān)于緊急事情的單子，另一張上記錄必須要做的、但卻不是特別重要的事。每件事后都注有必須完成的期限。當他發(fā)現期限越來(lái)越近時(shí)，他就知道自己可以支配的時(shí)間越來(lái)越少了。
時(shí)間是最緊缺的資源，若不將時(shí)間管理好，要想管理好其他別的事情那只是空談。另外，分析自己的時(shí)間安排是可取的，它也是系統地分析自己的工作、鑒別出哪些才是最重要的活動(dòng)的一種方法。
「認識你自己」這句充滿(mǎn)智慧的古訓對現代的凡人來(lái)說(shuō)實(shí)在是太難理解了。不過(guò)，如果你希望自己的工作卓有成效、能為別人作出貢獻的話(huà)，那你還是可以遵照「掌握自己的時(shí)間」這一條去做的。
文章來(lái)源：博雅管理同修營(yíng) |
